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科学家如何使用流行的办公通讯工具Slack

2017-1-5 18:33| 发布者: 一只虫子 |来自: 科技北斗

摘要: Slack中的项目结构展示当遗传学家Daniel MacArthur开始他的实验室工作时,第一件事是打开他的办公通讯APP,Slack。在系统中,他从浏览实验室中23位科学家在不同频道中留下的数百条信息和文件,有些是报告项目进展的 ...

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Slack中的项目结构展示

当遗传学家Daniel MacArthur开始他的实验室工作时,第一件事是打开他的办公通讯APP,Slack。在系统中,他从浏览实验室中23位科学家在不同频道中留下的数百条信息和文件,有些是报告项目进展的,有些是寻求帮助的。从2014年4月以来,实验室成员已经在Slack上留下了超过40万条信息,大概相当于每天500条。对于在马萨诸塞州Cambridge的麻省理工学院-哈佛的博德研究所(Broad Institute of MIT and Harvard in Cambridge)工作的MacArthur而言,该工具使他实验室之前使用的进行文章和项目交流的多种方式都被弃之不用了,尤其是电子邮件。

MacArthur说,电子邮件“真心糟糕透顶”,并且“对于团队交流而言真是灾难”。他的收件箱充斥着推销广告、管理员通知、以及其他不知从哪里来的命令或求助信,总共有17500条未读信息。与之相比,Slack突出了工作主题:每一条信息都来自团队成员,信噪比(译者注:有用信息与无用信息之比)高。在大多数日子里,MacArthur能把所有未读信息扫一遍。“我保持今日事今日毕的自律性提高了。”他说。

“这是迅速达成共识的有效方式。”

MacArthur的实验室不是唯一一个极其倚重Slack的科研团体。尽管Slack只有3年历史,但它在全世界每天有300万活跃用户,而且已经在媒体机构和高科技企业中迅速流行起来。带着“21世纪团队交流方式”的标签,Slack是团队可以分享文档、数据、新闻以及玩笑话的平台,而且总的说来可以追踪团队成员的工作进展。在Slack中建立账户是免费的,但每存储超过1万条信息,就要付费。正如MacArthur的实验室所做的,用户可以建立自己的受邀才能进入的页面,例如mylab.slak.com,并在可搜索的公共或私人频道上发起对话。这个平台比电子邮件的交流更非正式、因而也更便利,MacArthur实验室的遗传学家、博士后Konrad Karczewski注释到。“我只要将我头脑中想到的东西在键盘上敲出来就行,就像当面交流一样,只是这是在线完成的。”

这对于分散在不同工作场所或在不同议题下工作的团队而言,尤其具有价值。法国波尔多IMS(IMS Bordeaux in France)的计算机工程师Guillaume Delbergue说,他有时在实验室工作,有时在家工作,偶尔还要到其他城市出差。他实验室的另一位成员则住在加拿大。Delbergue出于隐私性考虑而选择使用MatterMost——与Slack类似的一种开放源代码版本的办公通讯工具,后者保证了团队成员能一直保持联系。“使用这款分享聊天工具,人们之间的距离一下子拉近了。”他说。

从某种程度上说,Slack并没有比其他通讯APP提供更多服务,MacArthur说。它有MatterMost和Atlassian公司的HipChat、以及更老的通讯APP如Google Chat等竞争对手。但许多实验室爱上了Slack;吸引研究人员的是它简洁流畅的用户界面,以及能将“机器人”(bots)整合起来的能力——这些自动化脚本可以将外部信息导入Slack,或在输入某些指令后,能打开其他软件。

以下是科学家们在实验室使用Slack的8种方式:

修改科研论文

Slack在MacArthur及其同事用ExAC数据库准备计划在Nature上发表的论文时,发挥着重要作用。该数据库包含了6万条人类外显子组序列(M. Lek et al. Nature 536, 285–291; 2016)。研究团队为这篇正在修改的论文专门开设了一个频道,让全体组员可以对文本和数据发表评论。在图表生成后,就会发布在Slack上,并根据组员的评论做出修改,大约每小时修改5-10次。组员常常会对文章编排、图例文字和统计方法等提出建议。最后,这一个频道上就有了1万多条信息,MacArthur说,但即便如此,这一修改过程都会比其他如周会等方式讨论要快。“这对于围绕十分复杂精微的科学主题快速达成共识而言,是非常有效的方法。而达成这种共识正是ExAC论文要达到的目的。”

参加会议

核物理工程师Clair Sullivan在伊利诺伊大学Urbana-Champaign校区的实验室,有28个人是Slack的活跃用户,包括9位研究生、1位博士后、几个本科生以及一些实验室工作人员。该实验室的Slack分为7个频道。实验室的两个主要项目各有一个频道,实验室的GitHub文档储存项目和实验室日常事务有几个频道,一个“随机”频道——组员开玩笑或说“嘿,披萨半价”的地方,以及实验室运营团队的专门频道。Sullivan说,最后一个频道是会议频道,参与人对谈话、公告和社会活动进行讨论,并让感兴趣的组员及时跟进最近发生的事情。另外一个好处:Sullivan可以随时更新她在准备中的主题报告。“我可以在三万五千英尺高空的飞机上看到伙伴们传给我的数据。”她说。

监控实验

在马萨诸塞州波士顿一家合成生物公司Ginkgo Bioworks,100多名员工全都使用Slack,大都为了“获得实时信息和进行实时更新”,软件工程师Dan Cahoon说。他们的工作团队还用Slack的一个专门插件来监控仪器使用过程,使用该插件后,发到特定电子邮件地址的信息会自动转发到一个特定的Slack频道。这种集成不需要任何额外的专门程序。因为该公司的液体处理机器人(流水线的核心)已经可以在工作状态改变时候发邮件了,所以只要命令这些系统给正确的地址发邮件,该团队就能通过公司的Slack追踪机器人的工作了。一个简单的集成因而产生强大的功能,Cahoon说。“我们不需要专门写一个程序,就能知道机器人在做什么。Slack真是功能强大。”

构建定制插件

Slack提供大量插件,但研究人员也可以自己构建(go.nature.com/2htqpgx有详细教程)。例如,Ginkgo Bioworks的研发人员开发了一个定制插件,能控制公司办公室的刷卡-密码进出系统,帮助那些无意间把ID卡忘在办公桌上的员工。“他们可以进入Slack,给插件发信息‘开东27区前门’,然后插件就会把门打开1分钟,就像刷卡一样。”Cahoon说。

认可同事的贡献

使用Bonusly插件,在费城的宾夕法尼亚大学Perelman医学院(Perelman School of Medicine at the University of Pennsylvania, Philadelphia)的计算生物学家Casey Greene的团队成员可以通过奖励分数,来感谢同事们的贡献。试想一下,一个实验室成员在某个频道提出了一个问题,而另一个人给出了回答。提问者可以在Slack中打字“/give [amount] [username] [reason] [#hashtag]”,就能给回答者奖励分数。一个实验室成员因为鼓励同事接种流感疫苗而得到了奖分,Greene说。Bonusly奖分通常可以兑换礼品卡;Greene则用奖分来给实验室买免费午餐。“可以感谢你的同事、并将这种认可在我们的Slack频道分享,真是一件好事。”他说。

创建实验室的目标清单

有很多Slack插件(go.nature.com/2hifxps有例子)让实验室可以管理整个频道和单个用户的目标清单。弗吉尼亚州Ashburn的大脑成像公司Vidrio Technologies软件开发首席工程师Nathan Clack使用一个插入程序中的系统。只要输入“/remind me to check the incubator at 4 pm”(提醒我下午4点检查恒温箱),Slack就会在指定时间发送一条提醒。用户还可以提醒其他成员或整个频道“/remind @jeff to check the incubator at 4 pm”(提醒@jeff下午4点检查恒温箱),甚至可以命令系统提醒组员在指定的时间如24小时内对某条信息提出意见。“这太有用了。”Clack说,“我爱死它了。”

便于实验室新成员检索

Slack频道是可以搜索的,这能让实验室新成员或者在同个实验室内其他项目下工作的成员快速跟上研究进度,波士顿哈佛医学院乔治教堂实验室(George Church's lab at Harvard Medical School in Boston)基因组工程和生物信息学博士研究生Gleb Kuznetsov说。只要让他们进入对应的频道,并且开始阅读即可。这比搜索之前的电子邮件或请同事转发关键节点信息要简便,Kuznetsov说。“无论是直接参与了对话、或是一直在旁观、或是后来加入的,你都可以获取你所需的信息。”

宣泄古怪想法

从一款能在Giphy网站搜索符合某个关键词的动态gif图的插件,到一个定制表情集,例如一群上下点头的鹦鹉,许多实验室设置了专门频道存放他们一些稀奇古怪的想法。Ginkgo Bioworks公司有一个名为#zany-4D3D3D3的专门频道,专门存放Paul Rudd在YouTube上的搞怪小视频。“我们称其为‘异想天开的地方’。”Cahoon说。MacArthur的实验室有一个#spiders频道,专门放“特别吓人的”蜘蛛动态图。“我不确定为什么会有这么个频道,”MacArthur承认——尽管作为一个受澳大利亚式教育长大的人,他很喜欢蜘蛛——“但每次看到它,我都会产生极大快感,而其中的原因是无法向他人言说的。”

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